Seit 25 Jahren gibt es das Microsoft Office Paket. Das Softwarepaket aus Office, Excel, Outlook, PowerPoint usw. ist heute für die meisten Menschen ebenso fester Bestandteil des Alltags im Arbeits- und Privatleben wie die Betriebssysteme Microsofts wie Windows 10.
Hier haben wir 10 Tipps und Tricks zusammengestellt, die dir die Arbeit mit den ebenso vielseitigen wie praktischen Programmen erleichtern sollten.
Die Office Autokorrektur
Jeder vertippt sich einmal – dafür gibt es die Funktion der Autokorrektur. Wenn du dich immer wieder bei den gleichen Wörtern vertippst, solltest du diese Wörter in die Autokorrekturliste aufnehmen.
Diese Liste findest du in Word zum Beispiele im Reiter „Datei“ und am linken Rand „Optionen“. Im Unterpunkt „Dokumentenprüfung“ gibt es die Schaltfläche „AutoKorrektur-Optionen“. Hier kannst du unter „Ersetzen“ das Wort eintragen, bei dem du dich regelmäßig vertippst (in der falschen Schreibweise) und unter „Durch“ das richtig geschriebene Wort.
Die Einstellungen der Autokorrektur in einer Anwendung übernimmt das Softwareprogramm auch für die anderen Programme. Wenn du also in Word die Autokorrektur programmierst, kannst du diese Einstellungen auch in Outlook usw. nutzen.
Bildschirmfotos erstellen
Mit Word 2013 kam die neue Funktion, mit Word direkt Screenshots zu erstellen. Um ein Bildschirmfoto zu erstellen gehst du in Word in den Reiter „Einfügen“ und im Feld „Illustrationen“ findest du die Schaltfläche „Screenshot“. Hinter dieser Schaltfläche verbirgt sich ein Drop-Down Menü, bei dem du verschiedene Fenster und einen bestimmten Ausschnitt auswählen kannst.
Diesen Screenshot fügt Word nun automatisch in das Dokument ein, wo du ihn wie andere Grafiken auch verschieben und anpassen kannst.
Eine weitere Möglichkeit einen Screenshot von einem bestimmten Bildschirmbereich zu machen, ist zum Beispiel die Tastenkombination Windows + SHIFT + S. Wenn du so ein Bildschirmfoto aufgenommen hast, musst du es noch mit STRG + V in das Dokument einfügen.
Zwischenspeichern von Office Dateien
Nicht vieles ist ärgerlicher, als wenn der Computer abstürzt und die Arbeit an einem Dokument verloren geht, an dem du die letzten Stunden verbracht hast. Wenn du regelmäßig zwischengespeichert hast, ist das kein Problem, aber jeder hat das schon mal vergessen.
Damit das nicht vorkommen kann, bietet Word eine automatische Wiederherstellungsfunktion an. Diese fertigt automatisch in bestimmten Abständen eine Sicherungskopie des Dokuments an.
Um diese Abstände selbst einzustellen gehst du im Reiter „Datei“ auf die Schaltfläche „Optionen“ am linken Bildschirmrand. In den Optionen navigierst du den Mauszeiger zum Feld „Speichern“, wo du ein Häkchen neben dem Feld „AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle“ setzt und ein bestimmtes Intervall einträgst.
Zur letzten Textzeile im Office-Dokument springen
Wenn du innerhalb deines Textes etwas bearbeitest, nervt es, wenn du schnell wieder zur letzten Textzeile springen möchtest. Besonders schlimm ist das, wenn es sich um ein längeres Dokument handelt, und du noch mehrere Seiten scrollen musst, bis du wieder die Stelle gefunden hast, an der du eigentlich am Arbeiten warst. Mit der Tastenkombination SHIFT (die Taste links und rechts an der Tastatur mit dem dicken Pfeil nach oben) und F5 springst du sofort wieder an die Stelle in deinem Dokument, an der du zuletzt gearbeitet hast.
Office Dokumente verschlüsseln
Um dein Dokument vor unbefugtem Zugriff zu schützen, kannst du es mit einem Passwort verschlüsseln. Besonders nützlich ist diese Funktion, wenn du das Dokument beispielswiese per Email verschicken möchtest und sicherstellen willst, dass nur der Empfänger es öffnen kann.
Die Funktion findest du bei Word im Reiter „Datei“ und „Dokument schützen.“ Im Dropdown Menü wählst du die Funktion „Mit Kennwort verschlüsseln.“ In dem Fenster, das sich jetzt öffnet, tippst du das Passwort ein und bestätigst mit „Ok.“ Das Passwort bestätigst du im nächsten Fenster.
Um das Passwort zu entfernen, gehst du wie oben beschrieben vor, lässt das Feld für die Passworteingabe aber frei.
Kennwörter zum Bearbeiten von Office Dateien
Wenn du das Dokument selbst nicht verschlüsseln möchtest, aber nicht jeder es bearbeiten soll, kannst du auch nur ein Passwort für das Bearbeiten der Datei vergeben. Hierfür navigierst du dich in Word durch „Datei“ zum Dropdown Menü zu „Dokument schützen.“
Um das Dokument mit einem Passwort nur vor Veränderungen zu schützen, übernimmst du einfach die hier voreingestellten Standardeinstellungen. Um zum Beispiel Kommentare zuzulassen kannst du die entsprechende Funktion im Dropdown Menü auswählen. Deine Änderungen bestätigst du mit „Ja, Schutz jetzt anwenden.“
Genauso wie bei dem allgemeinen Kennwort für das Dokument kannst du dieses Kennwort wieder aufheben, indem du wie oben vorgehst – aber kein Passwort vergibst.
Das Office Kennwort vergessen?
Wenn du ein Dokument wieder öffnen oder bearbeiten möchtest, aber das Kennwort für die Bearbeitung vergessen hast, kannst du trotzdem den Text verändern, hierfür musst du den Text in ein neues Dokument kopieren.
Hierfür erstellst du ein neues Worddokument und kopierst den Text aus dem alten in das neue. Am Einfachsten geht das, wenn du die Funktion „Text aus Datei“ nutzt, die du im Reiter „Einfügen“ im Feld „Text“ findest. Hier wählst du im Dropdown Menü „Objekt“ die Funktion „Text aus Datei“ aus und suchst in dem Fenster nach dem entsprechenden Dokument.
Worddokumente als Email versenden
Wenn du dein Dokument oder nur den Text deiner Worddatei als Email versenden möchtest, kannst du einfach ganz oben, rechts neben den Pfeilen für „Rückgängig“ oder „Wiederholen“ klicken und dort die Funktion „Email“ auswählen.
Nach dem Klick auf „Email“ erscheint in der Leiste mit dem Pfeil ein Symbol für die Emailfunktion. Mit einem Klick auf diese neue Schaltfläche öffnet sich Outlook und eine neue Nachricht. Das Office Dokument ist bereits als Anhang der Nachricht vermerkt.
Schneller Wechsel zwischen offenen Office Dokumenten
Wenn du gleichzeitig mit mehreren Office Dokumenten arbeitest und zwischen verschiedenen Dateien hin und her wechseln möchtest, ist die Arbeit mit der Maus oft schnell nervig. Viel einfacher geht es, wenn du zwischen den Office Dateien mit der Tastenkombination STRG + F6 wechselst.
Office Dokumente zusammenführen
Wenn du aus mehreren Worddokumenten eines machen möchtest, kannst du die verschiedenen Dokumente zusammenführen. Hierfür musst du zuerst ein neues Dokument öffnen. In diesem leeren Dokument wechselst du in den Reiter „Einfügen“ und wählst im Bereich „Text“ den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche für „Objekt“ aus und klickst auf die Funktion „Text aus Datei.“
Es öffnet sich ein neues Fenster, indem du mit gedrückter STRG-Taste alle Dateien auswählst, die du zusammenführen möchtest.
Das Office Paket ist ein vielseitiges Softwarepaket, das zu Recht nicht mehr aus dem modernen Büro-Alltag wegzudenken ist. Viele Funktionen sind selbsterklärend, aber wenn du dich wie mit diesen Tipps weiter in die Programme einarbeitest, kannst du den vollen Funktionsumfang erst kennenlernen – und wirst ihn nicht mehr missen wollen.
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