Was ist eine Outlook Signatur?
Outlook ist das typische Email Programm, mit den in vielen Büros gearbeitet wird. Es ist ein Teil der Windows Office Produktreihe.
Jeder hat wahrscheinlich schon eine E-Mail Signatur gesehen. Sie stehen heute unter den allermeisten geschäftlichen E-Mails und enthalten die Kontaktdaten des Absenders wie Postanschrift, Telefon und die E-Mail-Adresse. Oft enthalten sie auch rechtliche Informationen wie die Umsatzsteuer ID, oder die Nummer des Unternehmens im Handelsregister.
Mit einer solchen Signatur erleichterst du deinen Kunden oder Geschäftspartnern eine Kontaktaufnahme, wenn sie vielleicht nicht auf die E-Mail antworten wollen, sondern lieber telefonisch in Kontakt treten möchten. Mit einer guten Signatur wirkt deine E-Mail außerdem direkt seriöser und zeigt, dass es sich nicht um eine Spam-Mail handelt.
Neben dem Marketing-Wert einer Signatur, ist sie heute im gewerblichen Schriftverkehr gesetzlich verpflichtend. Eine E-Mail muss dementsprechend enthalten:
Den Firmennamen
Die Rechtsform der Gesellschaft (z.B. GmbH oder GbR)
Den Niederlassungsort der Firma (z.B. Köln)
Nummer im Handelsregister
Verantwortliche und Haftung
Wie sieht eine Signatur idealerweise aus?
Deine Signatur muss also rechtlichen Vorgaben genügen, aber auch deinem Marketing dienen. Wenn du bereits mit deinem Kunden oder Geschäftspartner im Mail-Verkehr stehst, sollte deine Signatur nicht Aufmerksamkeit auf dich lenken, sondern einen seriösen Eindruck vermitteln. In der Kürze liegt hier die Würze: Als erstes steht unter der Grußformel der E-Mail dein Name und deine Stellung.
Erst jetzt folgen deine wichtigsten Kontaktdaten und das Logo des Unternehmens, woran sich die oben genannten Informationen zum Unternehmen anschließen. Indem du geschickt mit Farben und Fettungen arbeitest, kannst du die Aufmerksamkeit des Adressaten auf die relevanten Informationen oder einen freundlichen Call-to-Action lenken. Auf jeden Fall solltest du vermeiden, den Leser der Signatur mit Registernummern zu erschlagen.
Vermeide eine zu lange Signatur! Arbeite anstelle von Zeilenumbrüchen lieber mit Leerschritten, damit der Leser nicht unnötig viel scrollen muss. Links in der Signatur sollten nicht zu lang, aber anklickbar sein. Absolute No-Gos sind fehlerhafte Formatierungen und natürlich Rechtschreibfehler!
Um deine Signatur persönlicher zu gestalten sind deiner Fantasie kaum Grenzen gesetzt. Du kannst nicht nur Text, Logos und Bilder einfügen, sondern auch deine elektronische Visitenkarte oder ein Abbild deiner handschriftlichen Unterschrift einbauen.
Wie erstellst du deine Signatur?
Mit Outlook kannst du deine persönliche Signatur entweder unter jeder E-Mail anzeigen lassen oder je nach Bedarf als Vorlage selbst einfügen.
Um die Signatur zu erstellen öffnest du zuerst Outlook und dann eine neue Nachricht. Mit dem Betriebssystem Windows 10 sieht das dann so aus:
Jetzt wählst du im Menü den Punkt „Nachricht“ aus
Hier findest du die Option „Signatur“ mit einem Drop-Down-Menü
Achtung: Je nach der Größe des Nachrichtenfensters können sich die Punkte „Nachricht“ und „Signatur“ an unterschiedlichen Stellen befinden!
Im Drop-Down-Menü findest du das Feld „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ und hier die Option „Neu“
Im Dialogfeld „neue Signatur“ gibst du einen Namen für die Signatur ein
Jetzt kannst du das Fenster „Signatur bearbeiten“ öffnen. Hier hast du die Möglichkeit die Schriftart, Schriftgröße, die Textausrichtung, Hyperlinks und so weiter auszuwählen. Du kannst deine Signatur auch mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word bearbeiten und ins Textfeld kopieren.
Deine Standardsignatur auswählen
Unter diesem Menüpunkt kannst du definieren, wann Outlook diese Signatur verwenden soll.
E-Mail-Konto: Hier kannst du einstellen, welche Konten die du in Outlook eingerichtet hast, diese Signatur verwenden sollen.
Wenn alle neuen E-Mails dieselbe Signatur verwenden sollen, wählst du im Drop-Down-Menü die Option „neue Nachrichten“ aus.
Wenn du außerdem möchtest, dass deine Signatur auch in allen Nachrichten angezeigt wird, wenn du antwortest oder weiterleitest, dann wähle die Option „Antworten/Weiterleitungen“ aus.
Mit OK speicherst du deine neue Signatur und die gerade gewählten Einstellungen
Wie baust du ein Logo oder ein Bild in deine Signatur ein?
Es bietet sich an, das Logo deines Unternehmens oder Institution in die Signatur aufzunehmen. So steigerst du den Wiedererkennungswert deiner E-Mails bei deinen Kunden oder Geschäftspartnern. Hierfür wählst du im Editierfenster der Signatur das Bildsymbol aus, suchst im neuen Fenster die Bilddatei und bestätigst deine Auswahl mit „Einfügen“.
Wenn du die Größe der Grafik ändern möchtest, kannst du dies mit einem Klick der rechten Maustaste auf das Bild machen. Am Rande der Grafik erscheinen kleine Vierecke, die du mit einem Linksklick und ziehen der Maus bewegen kannst. Die Bildgröße ändert sich entsprechend.
Die Proportionen des Bildes kannst du beibehalten, wenn du die Option „Seitenverhältnis sperren“ auswählst.
Fertig ist deine persönliche Signatur!
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