Das beliebte Word-Programm aus dem Microsoft Office Paket gehört für die meisten Menschen ganz natürlich zu der tagtäglichen Texterstellung dazu. Es gibt kaum ein Büro, in dem nicht zumindest mit Word oder Outlook gearbeitet wird. Zu Recht – das Office Paket ist weltweit marktführend und bietet eine große Zahl praktischer Funktionen und Automatisierungen, die die Arbeit mit Texten vereinfachen und effizienter gestalten.
Hier sind unsere Tipps, wie sie Microsoft Word noch effizienter nutzen können, um Textdokumente noch schneller erstellen zu können.
Microsoft Words Formatvorlagen
Seit langem bietet Word jetzt Formatierungsvorlagen für Dokumente an, die so mit wenigen Klicks entsprechend angepasst werden können. Diese Standard-Vorlagen kannst du ganz einfach deinen Bedürfnissen anpassen. Hierfür klickst du entweder auf eine bestehende Vorlage mit der rechten Maustaste und wählst den Punkt „Ändern“ im Drop-Down-Menü aus oder erstellst eine neue Formatvorlage, indem du auf den kleinen Pfeil rechts unten unter dem Vorlagenfenster klickst.
Im Dialogfenster kannst du die Vorlage nach deinem Geschmack ändern und Font, Schriftgröße, Zeilenabstand usw. einstellen.
Word-Dokumente gemeinsam bearbeiten
Wenn mehrere Personen aus einem Team an einem Dokument arbeiten müssen, hält das Microsoft Office Paket mehrere praktische Informationen bereit. Um das Dokument gemeinsam zu bearbeiten muss nur ein kleiner Speicherbereich freigegeben werden. Danach kann das Team über die Microsoft Clouds OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online und SharePoint Server die Dokumente bearbeiten.
Um andere Autoren zum Bearbeiten der Dokumente einzuladen, muss der ursprüngliche Autor des Dokuments diese per Email einladen. Das kann auch direkt für den ganzen Ordner geschehen. Standardmäßig ist voreingestellt, dass jede eingeladene Person bearbeiten darf. Das kann je nach Bedarf geändert werden.
Mit Tastenkombinationen in Word navigieren
Im Text den Cursor an die richtige Stelle zu bewegen kann bisweilen ein bisschen nervig sein – dafür hat Microsoft eine Reihe von Tastenkombinationen eingebaut, die die Navigation einfacher machen.
· SHIFT+F5: Zur letzten bearbeiteten Stelle springen
· ALT+STRG+Bild hoch/runter: An den oberen oder unteren Rand des Fensters springen
· STRG+Pfeiltaste links/rechts: jeweils bis zum letzten oder nächsten Wort springen
· STRG+Rück: Letztes Wort löschen
· STRG+F: Im Text suchen
· STRG+H: Im Text suchen und Wörter ersetzen
· ALT+F8: Makroliste erstellen
Eigene Registerkarten im Menüband von Word erstellen
Wenn du Befehle besonders häufig benutzt, kannst du diese in einer eigenen Registerkarte von Word sammeln. Dann musst du nicht mehr durch mehrere verschiedene navigieren.
Hierfür öffnest du ein neues Word-Dokument und klickst in einer beliebigen Registerkarte mit der rechten Maustaste und wählst „Menüband anpassen“.
Im Fenster „Word Optionen“ kannst du eine „Neue Registerkarte“ anlegen und dieser Befehle hinzufügen. Um die Befehle in dieser Registerkarte zu sammeln, die du besonders oft brauchst, kannst du die Option „Häufige Befehle“ auswählen und aus dieser Vorauswahl die Befehle in die neue Registerkarte verschieben.
Um Befehle einer neuen Registerkarte hinzufügen, musst du sie einer neuen Gruppe zuweisen. Im rechten Feld muss also die Gruppe, nicht die Registerkarte ausgewählt werden!
Um die Übersicht zu behalten, solltest du die neuen Registerkarten und Gruppen umbenennen. Um die Registerkarte oder die Gruppe umzubenennen klickst du mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und wählst im Drop-Down Menü „Umbenennen.“
Jetzt hast du die Befehle, die du besonders oft benutzt, in einer Registerkarte gesammelt und kannst sofort auf diese zugreifen, ohne lange in den verschiedenen Registerkarten zu suchen – so geht Effizienzsteigerung!
Sonderzeichen in Word einfügen
In vielen Bereichen brauchst du häufig Sonderzeichen wie €, $, oder % - diese befinden sich bereits auf der Tastatur. Anders verhält es sich schon mit Sonderzeichen wie © - hierfür musst du entweder das Sonderzeichenmenü aufrufen oder die entsprechende Tastenkombination kennen.
Das Sonderzeichenmenü findest du unter der Registerkarte „Symbol“ und hier „weitere Symbole.“
Um das Sonderzeichen im Text zu platzieren bewegst du zuerst den Cursor an die entsprechende Stelle und öffnest anschließend das Sonderzeichenmenü. Hier suchst du dir dein Sonderzeichen aus.
Viele Sonderzeichen werden durch Tastenkombinationen erstellt, die zum Sonderzeichen werden, wenn du die Leertaste drückst. So entstehen beispielsweise
© durch die Tastenfolge (C)
½ durch die Tastenfolge 1/2
Du kannst dir aber auch eigene Tastenkombinationen für deine wichtigsten Sonderzeichen erstellen. Dafür musst du das Sonderzeichenmenü aufrufen und klickst, nachdem du ein Zeichen angewählt hast, auf „Tastenkombination“ – hier kannst du eine neue Tastenkombination festlegen.
Microsoft Office kaufen bei Wiresoft.